Aktivitets- og redegjørelsesplikten – kjenner du til den?
Kravene i aktivitets- og redegjørelsesplikten ble skjerpet i 2020, noe som påvirker alle bedrifter. Er du usikker på om du har gjort det som kreves? Dette er prosessen din bedrift er pålagt å gjennomføre.
Hva er aktivitets- og redegjørelsesplikten?
Alle arbeidsgivere i Norge har en plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å skape mer likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. Helt konkret betyr det at dere skal iverksette tiltak og jobbe forebyggende for økt likestilling, selv om dere ikke kjenner til at noen diskrimineres. Arbeidet skal også dokumenteres og redegjøres for. Kravene i likestillings- og diskrimineringsloven utvidet i 2020, og dersom du er usikker på om din bedrift oppfyller kravene bør du lese videre.
Les også “Tre feller du bør unngå, samt et tips for deg skal igang med ARP”
Først en avklaring - hva er likestilling og diskriminering?
Likestilling er et ganske vidt begrep som favner bredt. Vil foreldre i din bedrift som tar ut svangerskapspermisjon, få samme karrieremuligheter som de uten barn? Får ansatte med krevende omsorgsoppgaver for en dement far, nødvendige tilpasninger for å stå i arbeidet på lik linje med andre ansatte? Vil arbeidssøkere med et utenlandsk etternavn vurderes på lik linje som andre i en rekrutteringsprosess? Kanskje foregår det prosesser i rekrutteringsarbeidet som hindrer mangfold uten at dere har tenkt over det? Fra et ledelsesperspektiv vil mange hevde at det ikke foregår diskriminering i bedriften, men det skjer allikevel i svært mange bedrifter uten at det nødvendigvis er godt synlig.
Likestilling I likestillings- og diskrimineringsloven § 1 defineres likestilling som lik verdi, like muligheter og like rettigheter. Videre slår loven fast at tilgjengelighet og tilrettelegging er en forutsetning for likestilling.
Diskriminering Likestillings- og diskrimineringsloven lister opp en rekke forhold som det er ulovlig å diskriminere noen på grunn av. For at noe skal være diskriminering etter loven, må det ha sammenheng med et eller flere slike "diskrimineringsgrunnlag". De ulike diskrimineringsgrunnlagene er:
kjønn
graviditet og permisjon ved fødsel eller adopsjon
omsorgsoppgaver
etnisitet, religion, livssyn
funksjonsnedsettelse
seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk
alder - men dette grunnlaget har dere ikke plikt til å jobbe med i ARP
Kravene til bedrifter med færre enn 50 ansatte
Etter likestillings- og diskrimineringsloven har alle arbeidsgivere uavhengig av størrelse en plikt til å aktivt fremme likestilling i virksomheten. Kravene er ikke like omfattende for bedrifter med færre enn 50 ansatte, og helt overordnet kan man si at man har en aktivitetsplikt, men man slipper redegjørelsesplikten. Dette er med mindre man har over 20 ansatte og samtidig en av partene (tillitsvalgte eller et flertall av ansatte) krever at man også ivareta redegjørelsesplikten.
Aktivitets- og dokumentasjonsplikt
Loven stiller ikke veldig detaljerte krav til hvordan aktiviteten skal gjennomføres, men den krever at dere arbeider aktivt, målrettet og planmessig. BUFDIR anbefaler at bedrifter bør involvere representanter for de ansatte i arbeidet, og vi foreslår at dere optimalt også sett kartlegger situasjonen blant alle ansatte for å få deres konkrete perspektiv inn i arbeidet.
Akkurat hvordan en aktiv, målrettet og planmessig prosess ser ut vil være opp til bedrifter å finne ut av, og kanskje høres det litt krevende ut. For direktoratet anbefaler at man både;
Undersøker utfordringer knyttet til diskriminering og likestilling
Setter mål og finner tiltak for å oppnå målene
Lager en plan med ansvarlig for gjennomføring, tidsfrister
Dokumentasjonplikt
Dere har plikt til å dokumentere likestillingsarbeidet. Dere trenger ikke å offentliggjøre dokumentasjonen, men dere må ha den tilgjengelig og kunne legge den frem for Diskrimineringsnemnda, Likestillings- og diskrimineringsombudet, forskere eller ansatte og deres representanter hvis de ber om det.
Ønsker du et enkelt verktøy som loser deg gjennom prosessen?
For små bedrifter med få ressurser høres det nok overveldende ut, men det finnes raskere måter å både få gjennomført prosessen ihht. kravene, og muligheten til å skape en positiv endring i bedriftens medarbeiderkultur. Ønsker du å vite mer om hvordan få tilgang til maler for gjennomføring av prosessen, medarbeiderundersøkelse for kartlegging og forslag til forbedringstiltak, samt e-læring for ansatte kan du lese mer her.
Krav til offentlige bedrifter og større private bedrifter
For alle offentlige virksomheter og private virksomheter med mer enn 50 ansatte, gjelder i tillegg en konkretisert plikt til å redegjøre offentlig for sitt aktive likestillingsarbeid. Plikten gjelder også private virksomheter som jevnlig har mellom 20 og 50 ansatte, når en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det.
Hva innebærer Aktivitetsplikten?
Virksomhetene som omfattes av redegjørelsesplikten må følge en metodisk fremgangsmåte i 4 steg for å kartlegge hvordan det står til med likestillingen i virksomheten.
Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling i virksomheten (Eksempler på dette kan være unødvendige språkkrav i utlysningstekster, bonus som favoriserer et enkelt kjønn eller manglende livsfasepolitikk)
Analyser årsaker til identifiserte risikoer (Avdekke retningslinjer og rutiner har man har vedrørende utlysningstekster, er det en kultur som hindrer likestilling med tanke på livsfasepolitikk, eksempelvis tilrettelegging av permisjonsutakk og oppfølging av ansatte i permisjon)
Iverksette tiltak som er egnet til å motvirke diskriminering og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten (Tiltak kan være strukturerte lederprosesser som skal ivareta kvinnelig talenter ved lederskifter og ansettelser, tilrettelegge for at ansatte kan kombinere arbeid med familieliv gjennom for eksempel fleksible arbeidstidsordninger, ivareta et godt varslingssystem for å hindre seksuell trakassering)
Vurdere resultatet av arbeidet etter bokstav a-c
Hva skal Redegjørelsen inneholde?
Likestillingsarbeidet skal redegjøres for, enten i en årsberetning eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument. Den skriftlige redegjørelsen skal omtale den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten og følge den konkrete arbeidsmetoden.
Redegjørelsen skal være en systematisk beskrivelse av forhold som er relevante for å vurdere graden av likestilling mellom kvinner og menn.
Redegjørelsens del 1: Faktisk tilstand for kjønnslikestilling Virksomheten skal hvert år rapportere om kjønnsbalansen totalt i virksomheten. Kjønnsbalansen kan angis tallmessig eller i prosent. Videre skal virksomheten redegjøre for kjønnsfordeling knyttet til:
Ansatte som arbeider deltid
Ansatte som er midlertidig ansatt
Gjennomsnittlig uttak av foreldrepermisjon omregnet til hele uker (for de med rett til slik permisjon)
I tillegg skal virksomheten annethvert år foreta en kartlegging av:
Resultat av lønnskartlegging fordelt på kjønn
Bruk av ufrivillig deltid fordelt på kjønn
I kartleggingsarbeidet er det flere ting å huske på som presiseres i forarbeidene til bestemmelsen, men blant annet skal kartleggingen være basert på sammenlignbare kvantitative data og omfatte alle ansatte. Alle lønnstall bør oppgis i enten timelønn, månedslønn eller årslønn - uavhengig av om deler av inntekten stammer fra overtidsgodtgjørelser, bonusordninger o.l. Et alternativ er også å oppgi kvinners andel av menns andel i prosent. Det skal videre dele inn i stillingskategorier for stillinger som er sammenlignbare.
Redegjørelsens del 2: Virksomhetens arbeid for å oppfylle aktivitetsplikten Arbeidsgiver skal hvert år rapportere om hva som er gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Dette innebærer en redegjørelse for:
Hvordan man har gått frem for å kartlegge utfordringer for likestillingen i virksomheten
Hvilke diskrimineringsrisikoer som ble oppdaget under kartleggingsarbeidet
Mulige årsaker til diskrimineringsrisikoene
Hvilke tiltak som er satt til verks for å ivareta hensynet til likestilling, og hvilke tiltak virksomheten planlegger å iverksette
Hvordan de allerede igangsatte tiltakene har fungert
I denne delen av redegjørelsen bør det informeres om virksomhetens interne retningslinjer og prosedyrer for å fremme likestilling og for å forebygge diskriminering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.
Det er verdt å merke seg at der redegjørelsens del 1 kun gjelder likestilling mellom kjønn, er kravet til redegjørelse for oppfyllelse av aktivitetsplikten knyttet til alle diskrimineringsgrunnlagene (etnisitet, religion, funksjonsevne osv eller en kombinasjon av disse grunnlagene).
Ønsker du et enkelt verktøy som loser deg gjennom prosessen?
For små bedrifter med få ressurser høres det nok overveldende ut, men det finnes raskere måter å både få gjennomført prosessen ihht. kravene, og muligheten til å skape en positiv endring i bedriftens medarbeiderkultur. Ønsker du å vite mer om hvordan få tilgang til maler for gjennomføring av prosessen, medarbeiderundersøkelse for kartlegging og forslag til forbedringstiltak, samt e-læring for ansatte kan du lese mer her.
Hvilke plikter og ansvar har styret?
Styret i virksomheten har som for så mye annet det overordnede ansvaret for at aktivitets- og redegjørelsesplikten overholdes.
Redegjørelsen skal legges inn i årsrapporten eller gjennom annen offentlig tilgjengelig informasjon. Dersom redegjørelsen ikke er en del av årsrapporten, skal årsrapporten opplyse om hvor informasjonen finnes tilgjengelig. Virksomhetens ansatte har rett til innsyn i resultatene av lønnskartleggingen i den utstrekning det er nødvendig for å undersøke om det foreligger ulovlig forskjellsbehandling.
Fordi redegjørelsen skal gjøres offentlig tilgjengelig, skal den utformes slik at enkeltansattes personlige forhold ikke røpes. Virksomheten er i denne sammenheng underlagt personopplysningsloven, og resultatene av blant annet lønnskartleggingen må fremgå i anonymisert form. Er det færre enn 5 av hvert kjønn i en stillingskategori, skal resultatet av lønnskartleggingen ikke gjøres offentlig tilgjengelig. Videre er de ansattes innsynsrett betinget av at den som mottar lønnsopplysninger underskriver en taushetserklæring.
Hva skjer om bedriften ikke overholder lovkravet?
Dersom en virksomhet som er pålagt å redegjøre for likestillingsarbeidet ikke overholder denne plikten, kan Diskrimineringsnemnda kreve stansing, retting og treffe vedtak om tvangsmulkt.
For å unngå brudd på forpliktelsene er det viktig at arbeidsgivere jobber systematisk og konkret. Bufdir har utarbeidet veiledningsmateriell samt maler/kartleggingsverktøy som kan bidra i dette arbeidet.
Det konkrete arbeidet bør også kvalitetssikres juridisk opp mot gjeldende regelverk.